CV: Личный помощник/секретарь/администратор

Организационное обеспечение деятельности руководителя:
- формирование плана рабочего дня руководителя;
- организации приема звонков (телефонных переговоров) руководителя;
- Организация командировок и поездок для руководителя и работников департамента;
Организация/координация встреч, переговоров, совещаний, в том числе аудио- и видеоконференции;
Участие в аудио- и видеоконференциях, протоколирование;
- Контроль исполнения поручений;
- Взаимодействие с другими подразделениями компании;
- Организация и поддержание функционального рабочего пространства в приемной, кабинете руководителя и всего департамента;
- Ведение делопроизводства, подготовка презентаций и документов, подготовка, регистрация и рассылка официальных писем;
- Большой объем работы с заключением Договоров по департаменту/ оплаты Счетов в СЭДе на базе 1 С.
- Участие в формировании бюджетов ЦО и всех проектов.
- Заказ визиток, брендированной канцелярии
- Создание корпоративных подарков для партнеров:
· концепция/реализация/сбор списков/доставка
- Организация участия Руководителей на мероприятиях: АРЕНДА, MAPIC,MIPIM, MarketingOne и т д.
- Взаимодействие с региональными офисами
- Бронирование переговорных комнат, заказ пропусков

Проектная работа:

-Реконструкция ТЦ «Времена Года»
-Создание системы «Горячая линия» - система, обеспечивающая контроль за реализацией строительных проектов, которая заключается в приеме сообщений от участников рабочих групп строительного проекта о невыполненных задачах с нарушением сроков и этапов строительства.


Обязанности в рамках проектной работы реконструкции МТРК "Времена Года":

- Организация встреч, совещаний.
- Составление протоколов встреч, взаимодействие с участниками рабочей группы (Инвесторы, подрядчики, архитекторы, эксперты).
- Контроль выполнения задач и условий протоколов встреч.
- Подготовка статистических и аналитических отчетов на основе анкетирования по результатам встреч (создание графических схем, диаграмм, презентаций и др.).
- Заключение Договора с Центральным телеграфом о создании горячей линии (контроль заключения договора, оплаты услуг, контроль работы горячей линии).
- Создание еженедельных/ежемесячных презентаций (PowerPoint) по выполненным работам объекта + следующие цели и задачи для Инвестора/Акционера.
- Проверка и анализ коммерческих расценок подрядных организаций；
- Контроль графика проектра в Microsoft Project;
-Ежемесячная оценка рисков проекта;
- Подготовка и контрольбюджета проекта;
-Взаимодействие с проектировщиками и дизайнирами, контроль выполнения задач и соблюдения ими сроков；
-Сбор и обработка информации от сотрудников и составление отчетов, презентаций для руководителей;
- Поддержание жизнедеятельности офиса Департамента Развития на объекте МТРК "Времена Года" (заказ канцтоваров, офисной мебели).
- Заказ визиток.
- Создание и ведение реестра оплат по проекту (Excel).
- Создание и ведение реестра Договоров по проекту.
- Контроль согласования Договоров в СЭД.
- Создание заявок на оплату в СЭД и контроль своевременной оплаты услуг субподрядчику;
- Подготовка актов за выполненные работы (КС-2; КС-3).
- Создание исходящих писем/приказов/служебных записок;
- Личные поручения директора департамента.
- Создание заявок на клининг/инженерные работы в офисе и в помещениях действующих арендоторов при ЧС на время строительных работ


Текущая работа:

- Регистрация входящих, исходящих документов, писем.
- Контроль работы курьера.
- Выполнение задач, поставленных руководством и непосредственным руководителем
- Обеспечение входящих и исходящих звонков руководства, организация конференций (многосторонних) звонков.
- Учет и распределение поступающей информации, касающейся руководства, своевременная передача документов, сообщений и информации руководству (письменно или устно)
- Планирование, координация и ведение рабочего графика руководства: организация внешних и внутренних встреч, телефонных переговоров,ведение и корректирование рабочего календаря руководства.
- Работа с системой электронного документооборота (СЭД)
- Организация поездок и командировок руководства (осуществление визовой поддержки, бронирования гостиниц, организация трансфера, программы поездок и т.п.
- Организация, подготовка заседаний и совещаний.
- Подготовка, редактирование различных материалов и документов для заседаний, совещаний и рабочих групп;
- Поддержание жизнедеятельности приемной (заказ канцтоваров, фруктов, конфет, печенья, цветов и т.д.)
- Осуществление технической помощи руководителям (копирование, печать, сканирование и пр.).
- Прием документов на подпись руководителям, их проверка, редактирование и согласование.
- Координация работы водителей.
- Встреча, сопровождение важных иностранных гостей руководителя на Московском урбанистическом форуме (МУФ)
* организация досуга

Прием почты
Прием вход/исх звонков
Обзвон клиентов по качеству работы нашего менеджера
Чай/кофе
Обеспечение жизнедеятельности офиса
Встреча покупателей
Консультация клиентов по доставке их товара
Организация работы курьера
Организация работы уборщиц
Введение графика работ сотрудников
Введение графика прибыли за день и за месяц магазина