Vacancy for full-time administrative assistant for project implementation unit in chisinau, moldova for the “reform of mental health services in moldova” project

The Swiss Agency for Development and Cooperation (SDC) has contracted the Consortium led by the Netherlands Institute of Mental Health and Addiction (Trimbos Institute) to implement the project “Support to the Reform of Mental Health Services in Moldova" (2014-2018). The overall goal of the project is to support the mental health system reform in Moldova with revised legal and regulatory framework and financial mechanisms, built on the model of community-based mental health services that will be developed, tested and implemented in 4 districts. The envisaged impact is the improvement of wellbeing of mental health service users through equitable access to effective mental health services at community level, closer to their homes. The project pursues three primary objectives: provide access to community-based mental health services (primary care, community-based care, acute inpatient mental health services in district hospitals), improve inter-sectorial cooperation in the implementation of the new model of community-based care, and create an enabling environment for mental health service users to exercise their rights through advocacy and awareness raising activities. The personnel structure of the Project Implementing Unit (PIU) includes 1 local project manager; 3 senior advisors, 1 communications and anti-stigma advisor, 1 chief accountant, 1 administrative assistant, 1 translator/interpreter and 1 driver/logistics assistant.
The administrative assistant reports to the project manager.

Responsibilities
The incumbent will:
1. Organize transportation, accommodation and food to participants in events;
2. Inform those involved in the project about the implementation of activities;
3. Collate, organize and distribute materials for project staff and for activities throughout the project;
4. Ensure that office equipment is functioning;
5. Communicate with experts involved in the project to coordinate activities;
6. Take notes in meetings with partners and donors and prepare minutes;
7. File correspondence and documentation within the project;
8. Record keeping (office materials, leaflets, etc.).
9. Participate in meetings and prepare minutes of planning, monitoring and coordination of the project;
10. Participate in project report writing;
11. Perform other relevant tasks linked to this project at the request of the Project Coordinator or Project Manager;
12. Assist colleagues in various administrative needs.
Qualifications
Education: Higher education (vocational training or university degree)
Work Experience: Minimum 2 years in related/relevant fields
Languages: Romanian, Russian and English
Skills: Knowledge of administrative assistant responsibilities, computer skills, excellent communication skills, ability to carry out tasks independently with minimal supervision, ability to work in a team, capacity to uphold confidentiality.
Contract Duration: 1 year (temporary replacement).
Starting date: As soon as the incumbent is identified.

Hiring process
Interested candidates should submit their applications in English (Letter of intention, CV, relevant recommendation letters and references) with the subject line “Administrative Assistant Application” by June 10th 2015 to the following e-mail address: victoria.condrat@trimbos.md


Asistent administrativ (full-time)
Agenția Elvețiană pentru Dezvoltare și Cooperare (SDC) a contractat Consorțiul condus de Institutul Trimbos (Institutul Național de Sănătate Mintală din Olanda) pentru implementarea proiectului “Reforma Serviciilor de Sănătate Mintală din Moldova" (2014-2018). Obiectivul general al proiectului este de a sprijini reforma sistemului de sănătate mintală din Republica Moldova prin revizuirea cadrului legislativ si a mecanismelor de finanțare, si dezvoltarea unui model de servicii comunitare de sănătate mintala care va fi testat si implementat in 4 raioane ale tarii. Impactul preconizat este îmbunătățirea bunăstării utilizatorilor de servicii de sănătate mintala prin accesul echitabil la servicii eficiente de sănătate mintala la nivel comunitar, mai aproape de casele lor. Proiectul urmărește trei obiective principale: accesul la serviciile comunitare de sănătate mintală (care sa includă îngrijirile de sănătate mintala primare furnizate de medicii de familie, îngrijirile secundare furnizate de centrele de sănătate mintală și spitalele generale regionale și îngrijirile terțiare furnizate de spitalele de psihiatrie), îmbunătățirea cooperării intersectoriale în punerea în aplicare a noului model de îngrijiri comunitare, și crearea un mediu favorabil pentru utilizatorii de servicii de sănătate mintală în vederea reducerii stigmatizării și discriminării persoanelor care sunt diagnosticate cu tulburări psihice, promovării drepturilor acestora pentru a crește conștientizarea și acceptarea în cadrul comunității. Structura de personal a Unității de Implementare a Proiectului va include: 1 manager de proiect local, 3 experți tehnici, un consilier de comunicare, 1 contabil, 1 asistent administrativ, un translator/interpret și un șofer/asistent logistica.
Asistentul administrativ raportează Managerului de proiect.

Responsabilități specifice:
• Asigură pregătirea logistică în cadrul activităților proiectului:
• organizează transportarea, cazarea și alimentare participanților la eveniment
• contactează și informează persoanele implicate in proiect despre realizarea activităților
• multiplică si organizează materialele pentru echipa proiectului şi pentru activitățile proiectului
• asigură funcționarea echipamentului în sală la activități
• Comunică cu experții implicați în proiect pentru coordonarea activităților
• Ia notițe la ședințele cu partenerii și donatorii și întocmește procese verbale
• Păstrează în ordine corespondența şi documentația proiectului
• Asigură evidența tuturor bunurilor organizației (birotică, materiale informative, pliante, etc).
• Întocmește procesele verbale la ședințele de planificare, monitorizare și coordonare în cadrul proiectului.
• Participă la scrierea rapoartelor din cadrul proiectului
• Execută alte obligațiuni adiacente legate de implementarea proiectului, la cererea Coordonatorului de proiect sau Managerului de proiect.
• Asistă colegii în executarea sarcinilor administrative
Calificări necesare:
Studii: Superioare sau medii de specialitate.
Experiența de munca: 2 ani in domenii adiacente / relevante.
Limbi vorbite: Romana, rusa și engleză.
Cunoștințe si abilitați: Cunoașterea responsabilităților AA, cunoștințe privind utilizarea calculatorului. Abilitați foarte bune de comunicare interpersonala. Abilitați de executare in mod independent a obligațiunilor de lucru, care cer minimum de supervizare. Abilitați de lucru in echipa. Confidențialitate.
Durata contractului: 1 an (înlocuire temporara).
Data de start : Imediat ce este definitivat candidatul.

Procesul de recrutare
Persoanele interesate sunt rugate sa trimită aplicația în limba engleză (scrisoare de intenție, CV, scrisori de recomandare și referințe relevante) prin e-mail cu titlul "Aplicare Asistent Administrativ ", pana la data de 10 iunie 2015, pe adresa de email: victoria.condrat@trimbos.md