Office manager

Responsabilitati:
Secretariat:
- Inregistrarea documentelor emise sau destinate companiei
- Redactarea documentelor si rapoartelor solicitate
- Clasarea documentelor si evidentierea acestora
- Organizarea agendei Managerului General
- Asigurarea corespondentei
- Preluarea si distributia apelurilor telefonice si mesajelor
- Mentinerea relatiei cu firma de contabilitate
- Contacte telefonice, redactarea pe computer si tiparirea la imprimanta a tuturor documentelor interne ale firmei: contracte , situatii de plata, adrese, fax-uri, etc.
- Redactare corespondenta interna si externa (fax, memo, e-mail, note interne, etc.), in limba romana cat si in limba engleza; relatia cu firmele de curierat in vederea expedierii corespondentei
- Organizarea calatoriilor de afaceri: rezervari
Resurse Umane:
- Realizarea intregului proces de recrutare (anunt, selectare CV, primul interviu si finalizarea angajarii);
- Imbunatatirea procesului prin identificarea de noi cai de recrutare;
Administrativ:
- Asigurarea bunei functionari a echipamentelor de birou, inclusiv repararea/inlocuirea echipamentelor defecte (inclusiv software), relatia cu firmele de service;
- Evidenta cheltuielilor lunare, inclusiv consumul intern (birotica-papetarie, curierat, servicii bancare, servicii curatenie, deplasari, etc); realizarea de raportari in excel pe baza analizei acestor cheltuieli
- Organizarea participarii firmei la diferite evenimente (deplasari, protocol, etc)

Cerinte:
Cunostinte/ studii necesare:
Studii medii sau superioare
Experienta solicitata:
experienta de minim 2 ani intr-un post similar
Aptitudini specifice:
• capacitate foarte buna de comunicare si relationare
• capacitate de organizare a timpului, sarcinilor si locului de munca
• capacitatea de a se concentra pe realizarea mai multor sarcini in acelasi timp
• capacitate de a respecta termene limita
• atentie catre detalii
• placere si abilitate de a invata lucruri noi
• responsabilitate, ordine, corectitudine si seriozitate
• personalitate energica, gandire pozitiva, amabilitate si eficienta;
• cunostinte de limba engleza scris si vorbit;
• cunostinte operare PC (Windows, Pachet Office, Internet, email)

Importanta unui office manager poate fi rezumata intr-un cuvant: eficienta.