Office manager/ asistent administrativ

CANDIDATUL IDEAL:

- Studii superioare;
- Fluenta obligatorie in romana, engleza si rusa (scris si conversational)
- Foarte bune cunoștințe de Microsoft Office
- Excelenta stapanire a aplicatiilor Excel si Word
- Abilitați de planificare si organizare
- Capacitatea de a-si stabili prioritățile
- Capacitatea de a administra mai multe sarcini concomitent
- Respectarea termenelor limita
- Capacitate de analiza si sinteza
- Capacitate de adaptare si invatare rapida
- Responsabilitate, ordine, corectitudine si seriozitate
- Dinamism si proactivitate
- Spirit de echipa
- Permis auto categoria B;
- Experienta anterioara intr-un post administrativ poate reprezenta un avantaj

RESPONSABILITATI/ BENEFICII:

- Preia si directioneaza apelurile telefonice, ofera informatiile solicitate si incearca rezolvarea problemelor in masura competentei, inainte de a fi transmise catre management
- Gestionează circulația informației si a documentelor
- Inregistreaza, tine evidenta si arhiveaza contractele cu furnizorii si colaboratorii
- Ofera suportul necesar firmei colaboratoare pentru derularea proceselor de resurse umane externalizate, arhiveaza contractele de munca, tine legatura cu firma de contabilitate in procesul de salarizare
- Inregistreaza si arhiveaza documentele necesare pentru a fi trimise lunar firmei colaboratoare de contabilitate, tine legatura cu departamentul financiar pentru coordonare si aplicarea deciziilor interne
- Preia, inregistreaza, distribuie compartimentelor implicate corespondenta si mesajele primite din partea partenerilor, clientilor si a celorlalti angajati, indosariaza si arhiveaza corespondenta
- Asigura transmiterea / receptia documentelor prin posta, fax, e-mail
- Actualizeaza bazele de date existente
- Elaborareaza si redacteaza documentele necesare derularii activitatilor zilnice, solicitate de management
- Trimite solicitari de oferte si marcheaza rezervari (zboruri, auto, hotel etc.) pentru management, angajati, delegatii, parteneri etc.
- Stabileste intalnirile solicitate de management
- Asigura protocolul in cadrul intalnirilor, in conformitate cu cerintele zilnice si standardele companiei
- Primeste terte persoane (furnizori, parteneri, colaboratori etc.) si asigura protocolul necesar
- Mentine legatura cu furnizorii, autoritatile locale si institutiile publice
- Asista personalul in intalnirile solicitate, redacteaza minutele sedintelor, asigura traducerea si interpretarea unde este cazul si realizeaza traduceri ale documentelor
- Gestioneaza documentele aferente proceselor de import-export, inclusiv mentinerea legaturii cu brokerii de transport si vamuire
- Tine evidenta in casa firmei
- La modul general, asigura suportul administrativ pentru toate departamentele firmei privind necesitatile aparute pentru derularea activitatilor zilnice


DESCRIEREA COMPANIEI:

Firma de constructii cu capital strain.