Asistent administrativ

Asistentul administrativ / manager oficiu va acorda ajutor zilnic operaţiunilor şi administrării biroului. În special, asistentul va fi responsabil pentru zona de recepţie a biroului, fluxul integral de informaţii şi corespondenţă în birou şi asistenţa administrativă a Sefului biroului. Sarcinile funcţiei includ, dar nu sunt limitate la, următoarele:
• Va primi şi redirecţiona toate apelurile telefonice, corespondenţa primită prin fax, email sau posta într-o manieră profesionistă şi operativă;
• Va dactilografia corespondenţa, rapoarte şi alte documente. Va face copii şi va menţine arhiva şi fişierele într-o manieră corectă şi organizată;
• Va menţine fişierele biroului (electronice şi pe suport de hârtie) pentru documentele oficiale şi corespondenţa;
• Va întâmpina şi acorda asistenţă vizitatorilor într-un mod profesionist, amiabil şi prompt;
• Va face comanda şi va menţine într-o stare corespunzătoare rechizitele de birou;
• Va ţine o bază de date de nume, adrese şi numere de telefoane ale funcţionarilor şi organizaţiilor implicate în activităţile biroului;
• Va ţine evidenţa fişierelor (electronice şi pe suport de hârtie) pentru documentele oficiale şi corespondenţa, sub supravegherea avocatilor biroului;
• Va asista în organizarea atelierelor de lucru, şedinţelor şi ale altor evenimente (activităţi de logistică);
• Va elabora şi menţine o modalitate eficientă de arhivare a documentelor pentru a ţine evidenţa tuturor documentelor de bază;
• Va asigura un birou bine organizat, eficient, curat şi prezentabil, care reprezintă imaginea pentru public în general şi pentru angajati, în special;
• Va coordona utilizarea sălii de conferinţe;
• Va acorda suport administrativ şi executiv Sefului Biroului;
• Va îndeplini alte sarcini la solicitare.

Cunoasterea limbilor rusa, romana, engleza.
Cunoasterea PC-ului la nivel avansat.